Como é o dia-a-dia de trabalho como legal secretary/paralegal

Eu já fiz vários posts sobre minha carreira aqui, como foi difícil arrumar emprego na minha área, sobre como validar o diploma em direito, etc. Mas vira e mexe me perguntam como é de forma prática o trabalho de legal secretary/paralegal por isso resolvi escrever esse post.

Primeiro quero deixar claro que minha descrição é absolutamente pessoal, baseada na minha experiencia em apenas um escritório de advocacia, que é onde eu trabalho desde sempre aqui em Sydney. Meu escritório também é um pouco distinto porque não pratica direito australiano, apenas direito americano e tem como foco unicamente o mercado de capitais. Além disso meu escritório é pequeno, tem apenas 15 pessoas no total, então as funções não são muito especializadas. Com isso possivelmente as funções de um legal secretary/paralegal podem ser distintas em outros escritórios.

Eu fiquei 2 anos como legal secretary, entrei de licença maternidade e voltei há 1 ano e meio como paralegal.

Como legal secretary, minhas funções eram basicamente:

- lançar no sistema interno as horas de trabalho dos advogados (billable hours), ou seja, quantas horas o advogado demorou na atividade x no dia y para cada cliente/projeto que trabalhou. No fim do mês essas horas e a descrição correspondente são contabilizadas e o cliente recebe a fatura do escritório. Quem trabalha com direito consultivo no Brasil deve ter sistema parecido, no contencioso é que normalmente a cobrança é fixa por número de processo e não por horas trabalhadas;

- salvar docs que os advogados mandavam no sistema interno, imprimir/encadernar/tirar cópia/escanear docs, fazer edições nos docs (ou seja, adicionar comentários dos advogados, comparar docs, etc);

- fazer relatórios de horas trabalhadas num projeto, pra que os advogados fizessem uma checagem periódica do quanto estavam cobrando do cliente;

- atualizar os livros de jurisprudência/legislação com novos updates que a biblioteca da empresa em Hong Kong manda periodicamente;

- marcar voos/hotel para viagens de negócios dos advogados;

- preparar e enviar correspondência externa;

- preparar carta de auditoria;

- organizar a festa de fim de ano da empresa e demais comemorações internas;

- preparar cds de fechamento de um projeto, compilando documentos e material envolvido.

E outras mais que não me vêem a cabeça agora. Além disso, como o escritório é pequeno, sempre que ficávamos sem recepcionista eu tinha que cobrir também as funções da recepção (atender telefone, manter a comida limpa, cuidar do estoque de produtos e fazer pedido de novos produtos, etc) ou quando a office manager estava de férias eu cobria algumas das funções dela.

Cumulado a isso tudo, como os advogados sabiam da minha formação em direito, acabavam me dando também trabalhos mais jurídicos, por isso que quando eu voltei de licença maternidade troquei de cargo e voltei como paralegal. Como paralegal minha hora passou a ser billable (cobrada do cliente) e minhas funções se consolidaram como sendo primordialmente mais jurídicas como:

- fazer busca de precedentes para projetos;

- criar docs iniciais para os projetos, fazendo uma análise da empresa e do tipo de projeto envolvido;

- analisar balanços financeiros das empresas, assim como demais documentos para investidores e com base neles atualizar documentos do projeto;

- atualizar a planilha de taxa de cambio e as diversas fórmulas que criamos como média/mínima/máxima do período fiscal, etc;

- cuidar da database de marketing interna da empresa, e das diversas planilhas internas de projetos que temos;

- criar e atualizar pastas internas de casos precedentes;

- auxiliar os advogados de uma forma geral nos projetos.

Além disso ainda cumulo funções de legal secretary quando estamos sem uma, ou se o volume de trabalho está pesado.

O volume de trabalho varia muito durante o ano no escritório onde trabalho, seguindo mesmo o mercado financeiro, mas de um modo geral apenas os advogados são demandados a trabalhar por longas horas. Eu até já fiz bastante hora extra, já trabalhei 12hrs ou mais seguidas, mas pra mim é sempre opcional: se o volume de trabalho está pesado as vezes me pedem e se eu posso eu fico até mais tarde. Mas se eu não posso porque tenho que pegar o Lucas na creche, ou se ele está doente, é absolutamente ok dizer que eu não posso e sair as 5:30 da tarde no meu horário normal. Não é assim na maioria dos escritórios, acredito eu, principalmente para paralegals que muitas vezes trabalham longas horas tanto quanto os advogados. Isso é um pouco o que pesa na minha decisão de não validar meu diploma aqui. Porque uma vez advogada aqui eu não conseguiria ter a flexibilidade que tenho de trabalhar de 8:30-5 e apenas 3 vezes por semana. Por outro lado eu fico meio engessada no meu cargo e no escritório em que trabalho no sentido de não conseguir pegar novos desafios. Mas tudo na vida é uma questão de escolhas, né? Atualmente eu estou em paz com as minhas, quem sabe daqui a 5-10 anos eu não pense diferente e escolha outro caminho. :)